Organizzare un evento aziendale: perché affidarsi a professionisti

Organizzare un evento aziendale richiede tempo, conoscenze nel settore ed esperienza.

Scegliendo di organizzare autonomamente un evento importante, si rischia di perdere il primo fattore economico per eccellenza: il tempo. Un professionista è in grado di ottimizzare al massimo questa risorsa e la relativa gestione, agendo nelle varie situazioni in maniera più spedita e orientata al problem solving.

Molto spesso, le aziende affidano l’organizzazione dei propri eventi a figure interne che lavorano nel reparto marketing o in altri. Le motivazioni che spingono l’azienda a questa scelta, riguardano il fattore economico, evitare di fronteggiare quindi costi aggiuntivi. Ciò che le aziende non tendono a considerare, è che vi sono svariati aspetti da contemplare e che solo l’esperienza può aiutare a conoscere e risolverle in modo efficace. Molto spesso non si ottengono i risultati sperati, anzi si creano delle difficoltà, perdite di tempo e, sopratutto, di denaro.

Spesso infatti le aziende che organizzano i propri eventi internamente non tengono conto del fatto che:

• Le risorse interne costano (stipendio, benefit, ecc). Una risorsa interna che non ha esperienza nel settore utilizzerà molto del suo tempo per cercare di capire come poter fare e come doversi muovere.
• A volte l’impegno supplementare delle risorse interne può impedire loro di terminare l’organizzazione dell’evento aziendale, poiché devono portare a termine anche le attività del loro ruolo primario, quello per cui sono state assunte.

Quali sono, quindi, i vantaggi di una agenzia?

• Affidare il proprio evento ad un organizzatore di eventi aumenta il valore dell’evento stesso, perché sa cosa fare e come farlo bene.
• Sa sfruttare le relazioni esistenti, per fornire il miglior prezzo possibile abbinato alla migliore qualità.
• Risolvere eventuali problemi imprevisti che possono sorgere, ed in questo settore i cambi dell’ultimo minuto sono più che frequenti. Queste sono competenze che possono essere acquisite solo attraverso l’esperienza e l’attitudine di chi fa questo lavoro.
• Un’agenzia di organizzazione eventi aziendali non ha altri scopi se non quello di progettare e portare a termine l’organizzazione degli eventi di cui si occupa ogni giorno.
• Chi lavora in un’agenzia che organizza eventi aziendali ha una profonda conoscenza delle dinamiche e dei passi da seguire per un’organizzazione senza intoppi.
• I professionisti, sanno che la misurazione del tempo è la cosa più importante durante un evento, sono pronti a gestire imprevisti e organizzare la giornata secondo un timing ben definito.

Il mondo dell’organizzazione di eventi è senza dubbio molto impegnativo, affidarsi a risorse interne all’azienda che non hanno esperienze nel campo, può finire per costare molto di più del previsto. Un meeting planner esperto, sa  prevedere e prendere in considerazione tutti i costi aggiuntivi fin dall’inizio. Noi di Rossomodena, pensiamo che affidarsi ad un’agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi aziendali sia un vantaggio sotto tutti punti di vista. Siete d’accordo?